Welche Daten werden in einem PIM gespeichert?

PIM

Veröffentlicht am : 05 November 20215 minimale Lesezeit

Vor allem ist ein PIM-System das Management der Informationen über Produkte (Product Information Management). Dies beinhaltet die Pflege, Aufbereitung und die Erfassung von Produktdaten und deren Bereitstellung für unterschiedliche Kanäle oder Medien. So sorgt ein PIM-System dafür, dass die notwendigen Produktinformationen eines Herstellers, der Marketinabteilung sowie des ERP-Programms einheitlich in den Onlineshop, auf das Verkaufsetikett und den Katalog gelangen.

Das Produktinformationsmanagementsystem ist eine Disziplin im Unternehmen und zugleich ein Prozess sowie eine Technologie. Dabei bilden besondere Software-Lösungen die Workflows ab, gestatten die zentrale Verwaltung und Speicherung der Daten und sorgen für eine automatische Ausleitung der Daten über die Produkte in die passenden Medien. Dadurch werden die Produktinformationen vereinigt und deshalb wird von einer sogenannten „Single Source of Truth“ bezüglich der zentralisierten Systeme gesprochen.

Weil die Stammdaten, wie zum Beispiel Logistikdaten und Artikelnummern, schon im ERP-System erfasst worden sind, fokussiert sich das PIM-System auf Marketing- und Vertriebsdaten. Die Zusammenführung dieser Systeme sorgt für einen automatischen Austausch der Daten.
Die entscheidende Idee von PIM-Systemen ist es, die Daten medienneutral zu administrieren und den Aufwand für Datenerfassung und -pflege möglichst effektiv und ressourcenschonend zu arrangieren. Zugleich werden die Qualität der Daten im System und der Bestand der Produktinformationen in den jeweiligen Kanälen sehr stark gesteigert. Durch jene Parallelisierung der Unternehmensprozesse verkürzt sich außerdem die Time-to-market bzw. die Produkteinführungszeit bei paralleler Verminderung der Kosten.

Daten, Medien und Informationen zu Produkten werden in den Unternehmen oftmals nicht zentral abgespeichert. Dies kann zu Duplikaten, Informationsverlusten und inkonsistenter Datenhaltung führen. Ein starker Anstieg der Kosten ist dann die Folge: Für die Bereinigung, Übersetzung und die Mehrfachpflege ist ein hoher Aufwand nötig. Das Informationssystem löst solche Probleme. Die Informationen, Medien und Daten sind hier außerdem in einer einheitlichen Form gespeichert. Auf diese Weise können sie automatisch verarbeitet werden, beispielsweise für Webseiten, Produktkataloge, Datenblätter, Preislisten, mobile Apps, Webapps, Online-Shops, Austausch von Informationen im E-Commerce. Dies erfolgt einheitlich für alle Sprachen und Märkte und.

Außerdem steigert die Einführung des PIM-Systems die Effektivität der Zusammenarbeit zwischen Marketing und Produktentwicklung sowie zwischen Marketing und Vertrieb.

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Die Aufgaben eines PIM-Systems

Die Sammlung sämtlicher produktbezogenen Daten in einem zentralen Speicher ist einer der wichtigsten Aufgaben eines PIM-Systems. Der Datenaustausch in verschiedenen Formaten zwischen Partnern – wie JSON, CSV, XML, Docx und XLSX ist ebenfalls ein bedeutender Aspekt. Zu den Aufgaben des PIM-Systems gehören weiterhin die Weitergabe und die Aktualisierung von Produktinformationen an die Händler und die Verkäufer. Dieser Prozess wird dadurch beschleunigt. So sind die notwendigen produktbezogenen Informationen einfacher zu verwalten. Dazu gehören Produktbeschreibungen, Medieninhalte, Produktattribute, technische Informationen, gesetzlich vorgeschriebene Daten, Broschüren und Handbücher.

Eine bedeutende Aufgabe des PIM-Systems ist weiterhin die Integration der Produktinformationen in Systemen des Unternehmen (zum Beispiel MDM, ERP und andere), um den Bestand der Aussagen zu den Produkten zu garantieren.

Die Verwaltung des Zugriffs der Partner auf die Kataloge wird durch das PIM-System vereinfacht. Hierbei entscheiden die Anwender, welche Produkte und welche Daten zu diesen Produkten die Partner sehen dürfen (zum Beispiel Verfügbarkeit oder verschiedene Preise).

Das Vorhandensein eines Repositoriums, das sämtliche Produktdaten enthält, erleichtert vor allem Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen in einem Unternehmen und zugleich die Zusammenarbeit mit den Partnern, welche die Informationen brauchen, um die Produkte effizienter und schneller zu verkaufen.

Mit dem PIM-System können die Unternehmen generell die komplette produktbezogene Informationskette (Information Supply Chain) bedienen. Dies umfasst außer den Prozessen der Datenbeschaffung (zum Beispiel von Lieferanten, Herstellern oder anderen Abteilungen) zugleich solche der Anreicherung mit Daten (Klassifizieren, Übersetzen, Organisieren, Kontrolle der Produktdaten) sowie der Datenverteilung. Diese kann ohne Probleme an unterschiedliche Vertriebskanäle erfolgen. Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel Managementprozesse abdecken, Kataloge über die Daten erstellen oder Informationen schnell zu einer passenden Web-To-Print-Software senden. Die Nutzung von Daten und Informationen aus dem PIM-System auf der Webseite, bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten und im Online-Shop ist kein Problem.
Weil vor allem die Essenz der PIM-Systeme darin besteht, eine einheitliche Informationsquelle zu sein, ist das bedeutendste Merkmal eines PIM-Systems die Fähigkeit, Informationen aus einer Vielzahl von externen und internen Quellen zu importieren. Ein anwendbares System sollte in alle Anwendungen und Plattformen integrierbar sein, von welchen die Anwender die Produktinformationen bekommen.

Einsatzbereiche von PIM-Systemen

Normalerweise bilden PIM-Systeme die Basis verschiedener Prozesse und Ausgabemedien. Marketingtexte, Bilder und weitere Produktinformationen werden automatisch aus dem zentralen PIM-System importiert. Sehr hilfreich ist dies bei der Anlage von Produkten und der Aktualisierungen von Daten über die Produkte.

Im Bereich des Databased-Publishings spielt das PIM-System seine Stärken aus. Text oder Bilder werden automatisch eingesetzt. Daher reduziert sich der Aufwand in der Printproduktion sehr. Das PIM-System lädt die Texte über die Produkte in das Katalogmanagementsystem. Hierbei können Standards (zum Beispiel BMEcat) und Klassifizierungssysteme im PIM einfach hinterlegt werden.

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