Digitale Signatur wird 2021 von Covid-19 gefördert

Mit der Covid19-Pandemie und ihren neuen Anforderungen an Unternehmen sind elektronische Signaturen wichtiger denn je. Während dieser Zeit der Eindämmung haben elektronische Signaturen viele Vorteile für das Unternehmen gebracht. Was sind die Vorteile der elektronischen Signatur in der heutigen Situation?

Zeitersparnis, auch bei Heimarbeit

Es ist nicht nötig, einige Tage auf die Post zu warten, um den Vertrag, das Angebot oder ein anderes Dokument, das eine Unterschrift erfordert, zu versenden. Das digitale Signieren Ihrer Dateien aus der Ferne ist jetzt in wenigen Sekunden erledigt. Jeder Mitarbeiter, ob zu Hause oder bei der Arbeit, kann ein Dokument mit wenigen Klicks auf seinem Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone unterschreiben. Dadurch wird die Verarbeitungszeit von Dateien erheblich beschleunigt und die Ausfallzeit reduziert.

Die Schnelligkeit und Bequemlichkeit ist einer der Hauptvorteile der E-Signatur für wichtige Abteilungen im Unternehmen (wie z. B. Vertrieb, Rechtsabteilung und Personalabteilung), und die Anforderungen an die Geschwindigkeit sind sehr hoch.

Reduzierte Betriebskosten durch Echtzeitüberwachung

Im Zusammenhang mit der Wirtschaftskrise haben elektronische Signaturen den Unternehmen echte finanzielle Vorteile gebracht. Dadurch konnten sie eine Menge Kosten für Papier, Tinte und Stifte einsparen, sowie die Kosten für den Druck, den Versand und den Transport des zu signierenden Dokuments. Die Auswirkungen dieser Posten auf das Jahresbudget sind offensichtlich. Das Unternehmen kann also den eingesparten Betrag für andere Ausgaben verwenden.

Mit Hilfe von digitalen Zertifikaten ermöglicht die elektronische Signatur die Nachverfolgung von Dokumenten und Dateien in Echtzeit. Das System zeichnet automatisch jede Änderung auf und der Unterzeichner kann leicht zurückverfolgt werden. Darüber hinaus können Sie mit wenigen Klicks den Standard-Signator wiederherstellen. Die Lösung kann auch als Indikator verwendet werden, um die Verarbeitungsgeschwindigkeit mehrerer Beteiligter im Signaturring zu bewerten.

Was ist die Rechtssicherheit elektronischer Signaturen?

Eine elektronische Signatur ist etwas anderes als das Einscannen einer handschriftlichen Unterschrift, das Einfügen in ein Dokument und das Versenden per E-Mail. Es handelt sich um eine vollständigere und sicherere Lösung, die auf den von der europäischen eIDAS-Verordnung festgelegten Verfahren basiert. Für Unternehmen empfiehlt sich vor allem die Verwendung der Stufen “Fortgeschritten” und “Qualifiziert”. Sie integrieren elektronische Authentifizierungsdienstleister, die eine vertrauenswürdige dritte Partei darstellen, sodass sie für hochwertige, risikoreiche Dokumente verwendet werden können. Sie sind auch rechtlich völlig zuverlässig, da sie die Identität des Unterzeichners des Dokuments garantieren und gleichzeitig die Einhaltung der europäischen Datenschutzverordnung (GDPR) gewährleisten. Insgesamt können elektronische Signaturen als effektive Waffe eingesetzt werden, um die katastrophalen Auswirkungen der aktuellen Krise auf den Geschäftsbetrieb zu bewältigen.

Garantien für die Sicherheit und Vertraulichkeit der elektronischen Signatur
Business-Trend: Welche Branchen werden die nächsten sein, die die elektronische Signatur einführen?